票小智 · 发票批量识别导出 Excel

报销发票怎么整理：批量识别发票，生成报销汇总表

出差、采购攒下的发票，有 PDF、OFD，也有拍照留存的纸质票。报销前要整理成一张汇总表，号码、日期、抬头、金额一个不能错。票小智帮你省掉逐张录入，批量识别后直接导出 Excel。

报销发票整理的常见步骤

先把要报销的发票集中到一个文件夹，电子发票保留原始 PDF 或 OFD，纸质发票拍成清晰照片；再批量识别生成明细表；最后补上报销人、费用类别、事由等列，核对后提交。

核对时重点看抬头是不是本单位、开票日期是否在报销期限内、金额是否和付款记录一致。识别有误的发票号码、日期、购销方名称和价税合计，导出前就能直接改。

用导出的 Excel 做报销汇总表

导出的表格按商品明细排列，每行都带这张发票的价税合计。汇总报销总额时，不要直接对「价税合计」整列求和，否则多行明细的发票会被重复计算。

可以把「发票号码」和「价税合计」两列复制到新表，用 Excel 的「删除重复项」得到每张发票一行再求和，或用数据透视表按发票号码汇总。

操作步骤：四步导出 Excel

1. 把要报销的电子发票和发票照片放到一起。
2. 打开票小智首页，一次选择或拖入全部发票文件。
3. 核对抬头、日期和金额，需要时直接修改；失败的文件可以在结果区重试。
4. 导出 Excel，补上报销人、费用类别等列，汇总后提交报销。

导出的 Excel 包含哪些字段

导出的 Excel 共 18 列，每一行是一条商品明细：一张发票有几行商品就占几行，没识别出明细的发票占一行。多页 PDF 每页按一张发票单独识别。列的顺序是：文件名、发票号码、开票日期、购买方名称、购买方税号、销售方名称、销售方税号、项目名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计、开票人、备注。

发票信息列（同一张发票的每一行都相同）

商品明细列（每行一条明细）

• 项目名称、规格型号：这一行商品或服务的名称和规格
• 单位、数量、单价：核对采购数量和单价
• 金额、税率、税额：这一行明细的不含税金额、税率和税额

金额和税额只按明细行给出；要算一张发票的不含税合计或税额合计，对同一发票号码的明细行求和即可。价税合计会在同一张发票的每一行重复出现，汇总多张发票时不要对这一列整列求和，先按发票号码保留一行再相加。

核对与导出前修改

• 导出前可以直接修改发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称和价税合计；商品明细行暂不支持修改。
• 自动查重：当前列表里的发票会按发票号码比对，有发票代码时连同代码一起比；号码相同的标为「重复」，导出 Excel 时默认跳过，也可以勾选保留。查重只在当前页面进行，刷新或离开后不保留，重复的发票仍计入额度。
• 识别结果来自发票票面，导出后建议对照原件抽查金额和号码，再用于入账或报销。

使用限制说明

• 免登录可累计试用 5 张（多页 PDF 按页计），不按天重置；登录并完成邮箱验证后，每天可识别 10 张（北京时间计）。
• 多页 PDF 按页计额度（每页 1 张），单个 PDF 最多 20 页；OFD 和图片每个文件计 1 张。
• 重复的发票、识别失败以及删除或取消的文件，都照样计入额度，不返还。
• OFD 只识别第 1 页，单文件不超过 3MB。
• 暂不支持 Word 文档；票种上优先支持增值税专用发票。
• 付费扩容正在筹备，目前没有在线支付。
• 上传的文件仅用于本次识别，传输加密，不用于训练模型。

常见问题

报销发票汇总表一般包含哪些内容？

常见的是发票号码、开票日期、销售方、金额、税额、价税合计，加上报销人、费用类别和事由。票小智导出的 Excel 已含发票号码、开票日期、购销方和价税合计，金额、税额按商品明细逐行给出；报销人等列可自行添加。

纸质发票和电子发票能一起整理吗？

可以。PDF（优先）、OFD 电子发票和 JPG、PNG、WebP 发票照片可以混在同一批上传；暂不支持 Word 文档。

同一个文件不小心传了两次会怎样？

同一个文件再传一次，会覆盖原来那一行并重新识别，但会再扣一次额度（多页 PDF 按页扣）。如果是同一张发票的不同文件，会各占一行并标出「重复」，导出时默认跳过，额度同样照扣。

为什么不能直接对价税合计整列求和？

价税合计是整张发票的数，会在这张发票的每一行明细里重复出现，直接整列求和会重复计算。建议按发票号码删除重复行再求和，或用数据透视表按发票号码汇总。

报销用的发票数据安全吗？

文件仅用于本次识别，传输加密，不用于训练模型。