发票台账 Excel 模板：列对齐识别导出，下载就能用

模板适合哪些日常工作

收到的发票来自邮箱、聊天附件和纸票照片，文件名各不相同，财务却需要在一张表里核对。模板先保留文件名作为回查入口，再按号码、日期、购销方、商品明细和金额分列。这样既能找出某家供应商的票，也能把同一月份的记录筛出来检查。

个人报销可以先填发票信息，再在副本末尾增加报销人、部门和费用事由。企业台账可以追加业务单号或审批状态。代理记账人员可按客户分别保存副本，再增加接收批次和复核状态。新增管理列放在第十八列之后，便于下次接入同样顺序的识别结果，不用反复移动原有字段。

下载后先设置号码与日期

工作表第一行就是表头，第二行起用于填写数据。发票号码、购买方税号、销售方税号属于标识信息，模板预留区域按文本设置。粘贴长号码时请使用保留目标格式的方式，并检查编辑栏里的完整内容；如果号码已经被其他表格转换成数值并丢失末尾位数，重新设置文本格式不能恢复原号码，需要回到票面重填。

开票日期列预设日期显示格式，手工录入时使用四位年份，并确认单元格能按日期排序。金额和税额列显示两位小数，数量、单价保留更多小数位，避免只看显示值误判精度。税率列保留文本空间，既能填百分比，也能记录票面的免税等文字，不把不同含义强制变成零。

一张发票有三项商品，应该填写三行

假设一张票包含办公用品、耗材和服务费三项，应填写三行，三行共用发票号码和购销方信息。项目名称、数量、单价、金额、税额分别填写各自明细。不要把三项挤进同一个单元格后再用逗号分隔，否则后面按项目统计、对照采购单时仍要重新拆分。

价税合计也按这一行的金额与税额填写。例如第一行金额一百元、税额十三元，这一行价税合计是一百一十三元；第二行有自己的金额和税额，就填写第二行的含税金额。没有明细时才以一行记录整票票面总额。模板不预填计算公式，避免空白占位被误认为真实记录，也方便保留原件上的税率文字。

怎样接入票小智导出的结果

先在首页上传一小批发票，核对识别结果后导出 Excel。将导出文件第一行的十八列表头与模板逐列对照，再把第二行起的数据复制到模板的数据区。不要把导出文件的表头一起粘贴进已有数据中；遇到格式混用，优先在副本中处理，并抽查号码末位、日期排序和金额是否仍可计算。

首次使用可以只处理一个客户或一个月份，留存原始导出文件，另存一份用于分类和汇总的工作副本。手工修改识别值时记录原文件名与修改依据；补录备注时区分票面原备注和财务处理备注。这样下次对账发现差异，能够判断是来源变化、识别修正还是人工分类造成的。

模板与财务系统导入表如何衔接

十八列是发票识别台账的字段顺序，不代表所有财务软件都能直接导入。目标系统可能要求客户编码、费用科目、凭证日期或固定格式的税率代码。建议复制一份数据做字段映射，把原台账作为来源保留；不要为了满足某个导入格式，直接覆盖原始发票号码和金额。

提交前核对记录数量和金额控制数。明细行数通常大于发票张数，不能拿工作表行数当作报销票数。先按原文件和发票信息检查是否重复收票，再按号码汇总完整明细。具体的去重与求和步骤可继续看发票台账公式做法；需要逐行核对商品时，可看商品明细提取说明。

把空白模板变成能持续维护的底表

第一次使用时可另存为客户或部门专用底表，在最后增加必要的管理字段，并给文件标明期间与版本。后续每次收票先保存原始导出，再复制到同样的底表。不要在数据区域插入横向大标题、合并单元格或手工小计行，这些内容会打断连续记录，后续排序时可能把一张票的明细拆散。需要汇总时另建工作表，把明细区保持为规则数据。

追加记录前检查当前最后一行，避免覆盖已有明细；复制多列时从文件名列开始，粘贴后检查左右字段是否仍对齐。模板预设了前二百行的格式，超出后可以先复制空白行的格式再录入。多人接力维护时指定一个汇总版本，收到修改副本后先核对记录身份和修改内容，不把各自包含全量数据的副本直接纵向拼接。

提交前做一次小范围验收

从表头顺序、字段类型、行数和金额四方面抽查。表头要与识别导出完全对应，号码和税号不能丢位，日期不能混进无法排序的文字，数量与金额不要因显示宽度而误读。选一张单明细和一张多明细的发票逐行回到原件，确认总金额与行口径一致，再检查有没有空号码、重复导入和漏贴的行。

最后把汇总结果与本次接收资料清单核对，并单独标出未处理或待核的文件。模板只是统一字段的起点，不会自动知道原始附件是否收齐，也不会判断报销申请是否合法。保留这些边界和核对记录，后续增加客户、调整期间或更换导入系统时，才能知道应该继承哪些数据，哪些项目还需要重新确认。

三步下载并启用空白台账

1. 点击本页下载发票台账 Excel 模板，无需登录；按客户或期间另存副本。
2. 打开工作簿，从第二行录入，先确认号码与税号按文本保存；自定义管理列放在十八列之后。
3. 需要自动填表时，回首页识别发票并导出，将数据区按表头顺序接入模板，保留原始导出供核对。

十八列台账：字段与行的含义

列顺序与当前识别导出一致：文件名、发票号码、开票日期、购买方名称、购买方税号、销售方名称、销售方税号、项目名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计、开票人、备注。前几列用于定位票据和双方主体，中间是商品或服务明细，后面保留金额、开票人与备注。每行是一条商品明细，同一张票有几项商品就占几行；没有识别出明细时保留一行基础信息。

有明细时，金额、税额、价税合计都按该行给出，价税合计等于该行金额加税额；没识别出明细时，价税合计使用整张发票的票面总额。因此同号多行不能直接删成一行，汇总前先排除重复导入，再保留合法明细求和；整票基础行与补录明细也不能同时计数。

导出后检查长发票号码与税号是否仍为完整文本，日期能否按时间排序，金额是否为可计算数值。空白字段应回到原票核实，不直接补零。开票人读不清时可能填入复核人姓名，请以原件为准。保留原始导出，在副本中修正和分类，方便后续追查差异来源。

下载免费，识别另计额度

模板下载不消耗识别额度。访客累计可试 5 张，不按天重置；登录并验证邮箱后，北京时间每日 10 张，当日未用额度不结转。只上传不扣，每次识别均计入，失败也扣且不返还；目前没有在线支付。

填表来源可用 PDF、OFD、JPG、PNG、WebP，不支持 Word。PDF 每页计 1 张、单文件最多 20 页；OFD ≤3MB，仅识别第 1 页。识别需上传文件，详见隐私政策；模板与结果均不替代官方查验或审批。

常见问题

模板需要登录或安装插件才能下载吗？

不需要登录，也不需要插件。点击本页下载按钮即可得到 .xlsx 工作簿，可在支持该格式的表格软件中编辑；批量识别则从票小智首页上传发票。

模板里有没有示例数据或预填公式？

模板是空白台账，只有 18 列表头及预设单元格格式，不放示例金额、不预填公式。请从第二行开始录入，预留区域以外继续填写时检查号码列的文本格式。

导出的价税合计是明细行还是整票金额？

每行是一条商品明细。有明细时，金额、税额、价税合计都按该行给出，价税合计等于该行金额加税额；没识别出明细时占一行，价税合计使用整张发票的票面总额。汇总前要区分明细行、整票汇总行和重复上传记录。

免登录试用额度和多页 PDF 怎么计算？

免登录可累计试用 5 张，不按天重置；多页 PDF 按页计，每页 1 张。登录并完成邮箱验证后，按北京时间每天可识别 10 张。只上传不扣额度，每识别一次计一次，识别失败也计入且不返还。当前没有在线支付。